<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://px.ads.linkedin.com/collect/?pid=2942705&amp;fmt=gif">
KONTAKT OSS
Innhold
Kontakt oss

Dynamics 365 Project Operations – Mer enn et prosjektstyringsverktøy

Madelein Andersen
25.jan.2023 09:48:34

Hvor mange ulike systemer bruker du for å levere et prosjekt fra første kontaktpunkt til fakturering? Har du opplevd å ha lite informasjon om et nytt prosjekt som du akkurat har fått ansvaret for å levere? Eller at det tar lang tid før man vet hvilke ressurser som har kapasitet til å arbeide med det nye prosjekt eller et prosjekt du estimerer? Og hva skjer om det blir en endring i prosjektleveransen og ressursene som jobber med oppgavene er engasjert i andre prosjekter på samme tidspunkt? - Hadde det ikke da vært fint om du kunne hatt hele oversikten selv?

Dynamics 365 Project Operations sørger for at du har innsyn i salgsprosessen, ressursallokeringen, prosjektleveringen og prosjektets kostnader. Her er salgs-, ressurs-, prosjekts- og finansteamet koblet sammen. På den måten får du alt i ett system og kan vinne flere avtaler, akselerer prosjektlevering og maksimere din bedrifts lønnsomhet. 

Fordeler Project Operations
I 2020 lanserte Microsoft applikasjon Project Operations til Dynamics 365 porteføljen. Dynamics 365 Project Operations er bygget på unike funksjoner fra tre veletablerte applikasjoner fra denne porteføljen; Dynamics 365 Project Service Automation, Microsoft Projects (Project for the web) og Dynamics 365 Finance. Denne kombinasjonen har gitt oss et verktøy som virkelig kan ta deg gjennom et prosjekt fra A til Å. 

Med Dynamics 365 Project Operations vil du kunne levere suksessfulle prosjekter fra ett samlet system.

Det handler ikke kun om prosjektplanleggingen, men om hele kundereisen fra registrering av lead, prosjektsalg, prosjektkontrakt, planlegging, fordeling av ressurser, levering, tidsbruk, fakturering og statistikk. Dynamics 365 Project Operations er en totalløsning som har til hensikt å ta virksomheten din til det neste nivået ved mindre tidsbruk på administrative oppgaver og mer på dine kunder og ansatte – og med det øke din bedrifts lønnsomhet. 

Dynamics 365 Project Operations delt inn i 3 forskjellige hovedbruksområder; Salg, Ressurser og Prosjekter. 

Salg gir en oversikt over dine kunder, produkter, prislister, salg, transaksjoner og fakturering.

I salgsområdet registrerer du alle dine kunder og leads for så å konvertere disse til salgsmuligheter. Du kan enkelt etablere tilbud med estimater basert på prislister, rabatter og ressurskapasitet. Det gjør du ved å koble opp et prosjekt med prosjektoppgaver til tilbudet. Dette legger grunnlaget for budsjettet og gir kunden din en god oversikt over hva tilbudet inneholder av konkrete aktiviteter og oppgaver med definert tidsintervall og timebruk. 

Med Project Operations får du også et salgsverktøy med på kjøpet. 

PO - salg

Bilde: Skjermbildet gir et eksempel på hvordan en mulighet kan håndteres i Dynamics 365 Project Operations. Her får man med verdifull informasjon som estimert budsjett, kontaktpersoner, notater og eksakt informasjon om denne muligheten.

Ressurser gir en oversikt over dine ressurser, roller, ferdigheter, ressursforespørsler og bookinger.

I ressursområdet definerer du hvilke type ressurser, roller og ferdigheter du har til disposisjon i din organisasjon. Rolle er definert som en arbeidsstilling, mens ferdigheter er definert som kunnskap. 

En ressurs kan både være en gjenstand eller en person. Når en ressurs er en person så kobler du opp en unik sammensetning av roller og ferdigheter til denne personen i systemet. Hvordan du velger å koble dine ressurser sammen med ferdigheter og roller legger grunnlaget for hvor fleksibel og effektiv systemets søkefunksjon etter ressurser vil være. 

Som ressurseier kan du motta forespørsler og søke etter ressurser som er ledige og som besitter den unike kombinasjonen av roller og ferdigheter som er etterspurt. Du kan booke ressurser direkte eller forslå ressurser som kan passe. Du har en fullstendig oversikt over bookingstatusen, hvilket prosjekt dine ressurser jobber på og deres tilgjengelighet gjennom Schedule board. Det er også her du kan finne ressurser som har kapasitet til å påta seg nye kommende prosjekter og med det bidra med estimater og prognoser til tilbud. 

Med Project Operations får du også et HR-verktøy med på kjøpet. 

PO - HR verktøy

Bilde: Skjermbildet gir innsikt i hvordan Schedule Board fungerer. Her får du en oversikt over hvor mye en ressurs er booket i et gitt tidsintervall synlig med fargekode og angitt prosent. Ved å utvide raden ser du bookingen i forhold til hvilket prosjekt med type booking status. De ulike bookingstatusene er synlig med ulike fargekoder og informasjons boks. Filtermenyen bruker du til å finne ressursene etter rolle, ferdigheter, avdeling og type ressurs. 

Prosjekt gir en oversikt over dine prosjekter, tidsregistreringer og utgifter. 

I prosjektområdet etabler du prosjekter og alle tilhørende oppgaver og kostnader. På oppgavenivå etterspør du ressurser som besitter de rette ferdighetene og/eller rollene for å utføre oppgaven. Du vil ha full oversikt over prosjektets team og kunne endre på deres bookinger, godkjenne deres timeregistrering og overvåke prosjektfremgangen. 

Du kan koble prosjektet ditt opp til Teams og benytte denne kanalen for en enda mer smidig kommunikasjon med teammedlemmene.

Med Project Operations får du et komplett prosjektstyringsverktøy. 

PO - projectplanning

Bilde: Skjermbildet viser hvordan du kan strukturere opp prosjektet ditt med datofestede faser, oppgaver, milepæler og ansvarspersoner. I tillegg er mulig å legge til ytterligere kolonner for å få et større bilde av prosjektet. Prosjektet som blir lagt opp gjenspeiler seg i ulike syn, som f.eks. tidslinje (timeline), ansvarspersoner (people) og samlinger (buckets), samt i prosjektets ulike faner, f.eks. Team, Resource Reconciliation m.fl. 

Få statistikk ut fra egne KPI-er

I Dynamics 365 Project Operations får du også statistikk ut fra egne KPI-er og muligheten til å samhandle gjennom andre Dynamics 365-applikasjoner.  

Velg selv hvilke KPI-er som er ønskelig å måle og få visuelle Dashboard utviklet for å illustrere resultatene basert på data fra applikasjonen. Sammenlign antall prosjekter år for år, eller finn ut hvilke roller og ferdigheter som er mest etterspurt - mulighetene er utallige.  

Jobber du med andre Dynamics 365-applikasjoner kan du få overført informasjon fra disse applikasjonene direkte til Dynamics 365 Project Operations for å forsteke funksjonaliteten ytterligere. F.eks. leads kommer direkte over fra Dynamics 365 Marketing, eller salgsmuligheter (opportunities) kommer direkte over fra Dynamics 365 Sales. 

Bruk tiden din riktig – på dine kunder og medarbeidere, ikke administrativ håndtering. Med Project Operations får du alt i en applikasjon. 

Abonner på Aztek Insights!