En utfordring mange møter når man starter planlegging av et nytt prosjekt er å finne de rette ressursene og vite om de er tilgjengelig eller ei. Hadde det ikke vært fint om man kunne etterspørre ressursene direkte i det prosjektet man jobbet med, fremfor å søke internt etter svar, eller i Excel ark for siste oppdatering? Dynamics 365 Project Operations bistår deg med alle oppgavene relatert til prosjektgjennomføring, også med å finne de rette ressursene til å utføre prosjektoppgavene.
(Se demo nederst i artikkelen)
Jeg tar deg igjennom hvordan ressursallokering fungerer i Dynamics 365 Project Operations.
En ressurs i Dynamics 365 Project Operations kan være ansatte eller eksterne kontakter, men også utstyr. Med andre ord; alt en bedrift har til sin disposisjon. Verktøyet har 3 hovedområder; salg, ressurser og prosjekt, og det er i områdene salg og ressurser man finner sine definerte ressurser og kan legge til nye.
I salgsområdet vil du finne dine eksterne ressurser som kunder (Account) og deres representanter (Contact). Disse er linket sammen og kan gi deg en total oversikt over bedriftens hierarkiske sammensetning.
I ressursområdet finner du dine interne ressurser; som utstyr og ansatte. Det er fra dette området man definerer ressursene ytterligere slik at søkemotoren innad i Dynamics 365 Project Operations kan finne den rette ressursen utfra prosjektets krav og kriterier.
La oss ta en titt på de ulike ressurstypene og hvordan de er satt sammen.
Bruker (User)
Brukere definerer dine interne menneskelige ressurser. Hver bruker er unik, og du legger inn hver bruker individuelt med en unik sammensetning av predefinert roller, ferdigheter og organisasjonsavdeling. Her definerer du også deres arbeidstid, arbeidsprosent og tilgjengelighet. På den måten vil man kunne se når personene er tilgjengelig, basert på deres stillingsprosent eller f.eks. ferieavvikling.
Kontakter (Contact)
Kontakter definerer dine eksterne menneskelige ressurser, og er ofte ressurser som er representanter av bedriften man utfører et prosjekt for. Det kan også representere ekstern innleid kompetanse som f.eks. konsulenter. Du kan på samme måte som med brukere legge til en unik sammensetning av roller, ferdigheter og tilgjengelighet for å få full utnyttelse av deres kompetanse.
Generisk ressurs (Generic resours)
Dette er en type ressurs som fungerer som en plassholder frem til en navngitt ressurs har blitt tildelt. Her vil prosjektleder ha anledning til å definere hvilke roller og/eller ferdigheter, organisasjonsavdeling og ressurstype ressursen skal inneha. Denne ressurstypen indikerer at den rette ressursen må søkes etter basert på et sett med bestemte kriterier.
Konto (Account)
Konto representerer bedriften man har et samarbeid, eller et kundeforhold, med. All informasjon om denne kunden vil være tilgjengelig via kontoen med en tidslinje med aktiviteter. Dette sikrer verdifull data på tvers av avdelinger og gjør din bedrift til en kundeorientert bedrift som har søkelys på kunnskapsdeling.
Utstyr (Equipment)
Utstyr som er nødvendig for å gjennomføre prosjekter vil være nyttig å legge inn som en ressurs i verktøyet. Dette for å sikre tilgang til prosjektoppstart, samt få en oversikt over for eksempel hvilket utstyr som er nødvendig å anskaffe. På den måten kan man booke utstyr til sitt prosjekt og være sikker på at alt nødvendig utstyr er på plass gjennom hele, eller deler av prosjektet.
Som tidligere nevnt så definerer man sine menneskelige ressurser med en unik sammensetning av roller og ferdigheter slik at systemet kan finne de ressursene du har behov for.
Både roller og ferdigheter kan defineres slik man foretrekker, men her er det viktig å huske på at når man etterspør ressurser så er rolle et obligatorisk felt som må fylles ut av prosjektleder. Min anbefaling er derfor at dere definerer roller som er naturlige arbeidstitler i deres bedrift.
En rolle kan videre bli definert av en eller flere ferdigheter.
En ferdighet definerer dere som en egenskap av avgjørende karakter for å levere prosjektet. Ofte kan dette være relatert til utdanning, sertifisering eller erfaring, men det bør være ferdigheter som er naturlig å etterspørre.
Om man da definerer en rolle med et sett av ferdigheter, vil man sikre at ressurser med denne rollen også innehar avgjørende ferdigheter.
Min anbefaling er likevel at man ikke definerer roller med ferdigheter. Ved å holde dette separat vil man ha et større spillerom på hvilke ansatte som kan bidra og fylle ressursforespørsler i ulike prosjekter.
Avhengig av bedriftens størrelse og ansvarsfordeling vil man ved prosjektarbeid kunne tildele oppgaver direkte til en eller flere ressurser, eller etterspørre ressurser basert på roller, ferdigheter, type ressurs og organisasjonsavdeling. Ressursforespørselens kriterier vil bli tatt hensyn til når man søker etter ressurser i Schedule Board. I Schedule Board vil filtre bli definert ut fra ressursforespørselens kriterier, og søkemotoren vil finne alle ledige ressurser som oppfyller kriteriene. Filtrene kan overstyres, og på den måten kan du bestemme hvem som til syvende og sist blir tildelt denne oppgaven, om noen må jobbe overtid, eller om man må omrokere på ressurser internt for å kunne levere flere prosjekter samtidig.
La meg ta dere igjennom denne funksjonen og vise hvordan søkemotoren kan bistå med å finne de rette ressursene i denne demoen.
Relaterte innlegg Solutions
Oslo
Storgata 5
0155 Oslo
Trondheim
DIGS – Krambugata 2
7011 Trondheim
