Prosjektplanlegging med Dynamics 365 Project Operations

Opplever dere å måtte arbeide i flere ulike systemer for å kunne følge kunden fra A til Å, og at viktig prosjektinformasjon forsvinner i løpet av leveransen? I dag finnes det utallige prosjektplanleggingsverktøy, men likevel er det få som kan levere hele prosjektplanleggingsprosessen fra selve muligheten og salget til fakturering. Her skiller Dynamics 365 Project Operations seg positivt ut, mye pga. prosjektplanleggingsmodulen som følger med systemet.

(se demo nederst i artikkelen)

Vellykkede prosjekter er avhengig av flere ulike komponenter, men for selve planleggingen og estimeringen er det prosjektets faser, oppgaver, milepæler og ansvarspersoner som er av avgjørende karakter. I Dynamics 365 Project Operations er prosjektplanleggingsmodulen levert av en tredjeparts leverandør og er en videreutviklet versjon av Microsofts Project for the web. Her kan du legge inn ulike detaljer om prosjektet og det er dette jeg tar dere igjennom i denne artikkelen.

PS! Jeg anbefaler dere å installere applikasjonen Dynamics 365 Project Operations på engelsk. På den måten vil dere lettere vite hvilke ord og utrykk som bør brukes når man søker etter hjelp/informasjon online. Gjennom artikkelen vil jeg også nevne benevninger på engelsk i klammer.

Oppgavedefinisjon og spesifikasjoner – verktøyets ulike kolonner. 

Oppgave (Task)
Dette er navnet på selve prosjektoppgaven. Oppgaven kan også bli definert som en fase eller en milepæl, men oppgaven kan kun ha en rolle (fase, prosjektoppgave eller milepæl). Her blir det viktig å ha forklarende, men korte beskrivelser av fasen, oppgaven eller milepælen for å skape en felles forståelse. 

Rask kikk (Quick look)
Skap en rask kikk tilknyttet oppgaven for å legge til ytterligere notater og sjekklister. Du kan også her definere start og avslutningsdato for oppgaven. Gjør du dette i rask kikk vil datoene i disse kolonnene oppdatere seg automatisk. 

Tilordnet (Assign to)
Bestem hvem som skal utføre oppgaven. Ressursene kan du tilordne direkte ved å søke på navn eller epost, eller ved å få ressurser tildelt ved å skape generiske ressurser og sende inn en ressursforespørsel.  Dersom du skaper en generisk ressurs, vil ressursens tid bli booket og reservert til denne oppgaven. Personen vil erstatte den generiske ressursen og bli en del av prosjekt teamet. Hvis du tilordner en ressurs direkte vil personen bli en del av prosjekt teamet, men ressursens tid vil ikke bli booket i systemet. Pass derfor på å booke ressursens tid i ettertid for å garantere at de ikke bli booket til andre prosjekter.

Varighet (Duration)
Her legger du inn hvor mange dager oppgaven skal gjennomføres på. Ved å legge inn denne verdien vil sluttdatoen automatisk stille seg inn på riktig dag i forhold til startdatoen. Denne verdien vil også fylles ut automatisk om man setter start og sluttdato først. 

Start (Start)
Legg inn startdatoen for når oppgaven skal gjennomføres.

Fullført (Finish)
Legg inn sluttdatoen for når oppgaven skal være gjennomført.

Innsats (Effort) 
Legg inn antall timer som er påkrev for denne oppgaven. Dersom du starter med å legge inn start- og sluttdato, vil det skje en automatisk beregning på 8 timer i døgnet, men totalt antall timer kan du overstyre for å få riktig totalbeløp med 7,5 timer om dagen (som er mer normalt i Norge). PS! For at denne skal beregne seg selv må man også ha lagt inn en ressurs som ansvarlig.

Avhengig av (Depends on)
Legg inn oppgaver som er avhengig av hverandre. Ved å koble dem sammen, vil en eventuell forskyvning automatisk spille inn på start/sluttdatoen for de koblede oppgavene. 

Samling (Buckets)
Få en bedre oversikt over prosjektoppgavene ved å samle dem i ulike grupperinger (Buckets). Dette gir deg muligheten til å f.eks. definere hvilke oppgaver som er nye, under arbeid og fullførte. Samlingene definerer du selv, og må gjøres på forhånd i Brett (Board). 

Nå som du har fått en oversikt over hvordan du kan definere de ulike oppgavene og tilegne de ytterligere informasjon skal vi gå videre og se på hvordan vi bygger vårt prosjekt og hvilket resultat det gir visuelt. 

Oppbygging av prosjektleveranse

Man legger inn prosjektoppgaver, faser og milepæler på lik måte, men hvordan de blir definert avgjør hvilken rolle den får. Ved å fremheve en oppgave, eller gjøre en annen oppgave underliggende, vil du skape en hierarkisk ordning på oppgavene. Den oppgaven som har underliggende oppgaver, blir definert som en fase. På den måten er det mulig å ha en fase med flere underordnede faser og oppgaver, hvor varighet, start-, sluttdato og innsats blir oppsummert basert på de underliggende oppgavene. 

En milepæl skaper du ved å sette oppgavens start og sluttdato på samme dato og varighet til 0 dager. Da vil denne oppgaven automatisk endres til en milepæl, noe som kommer best frem ved å se prosjektet i en tidslinje som blir beskrevet nedenfor. 

Når du har laget prosjektplanen din kan du skifte mellom ulike visualiseringer. På den måten blir ulike områder av prosjektplanen fremhevet og lettere å tolke. 

Prosjektets ulike visualiseringer 

Prosjektplanen kan komme til utrykk på seks ulike måter. Alle visualiseringene er interaktive, og endringer som blir gjort i en visualisering vil derfor gjenspeiles i de andre. 

Dette er de ulike visualiseringene: 

Nett (Grid)
Her får du visualisert oppgaveoversikten som beskrevet ovenfor i en hierarkisk oversikt med kolonner bortover med ytterligere detaljer. 

Brett (Board) 
Her definerer du ulike samlinger og kan dra oppgaver mellom de ulike grupperingene. Dette gir deg f.eks. en visualisering av oppgavens etter status om du har laget samlinger basert på prosess (nye, påstartet og fullførte). 

Tidslinje (Timeline)
Her får du visualisert hvordan oppgavene fordeler seg utover i tid. Faser, oppgaver og milepæler er det tydelig forskjell på slik at tidslinjen er lett å lese. 

Diagrammer (Charts)
Her vil du få en visualisering som viser deg oppgavens status. Status blir beregnet ut fra tidsintervallet og timebruk definert per dag opp mot førte timer i systemet. På den måten vet systemet om oppgavens fremdrift er i tråd med estimeringen. 

Oppgaver (Assignments)
Her får du visualisert ansvarspersonen og dens oppgaver med time estimat per dag i tidsintervallet. Antall timer blir automatisk jevnt fordelt utover dagene i tidsintervallet og eventuelt mellom ansvarspersoner (om flere deler på samme oppgave). Her ha du anledning til å bestemme tidsbruk per dag i tidsintervallet, og på den måten kan du indikere antall timer per dag, eller om en ansvarsperson skal gjøre mer av arbeidet enn den andre og da fordele timene ujevnt mellom dem.

Ansvarspersoner (People)
Her får du visualisert hvem som er en del av prosjekt teamet og hvilke oppgaver de er ansvarlige for. Når prosjektet er i gang vil man se status på oppgavene som blir beregnet på samme måte som i diagrammer (Charts). 

Dette er de funksjonene som finnes i området oppgaver (Tasks) i selve prosjektet. Når man har satt opp prosjektplanen vil man også finne relevant informasjon i andre områder i prosjektet; Ressursoppdrag (Resource Assignments), Ressursavstemming (Resource Reconciliation) og Estimater (Estimatets). 

Se gjerne demonstrasjonen under hvor jeg går igjennom hvordan du etablerer et prosjekt med oppgaver, tidsestimater og ansvarspersoner for å få et innblikk i prosjektstyringsverktøyet i Dynamics 365 Project Operations.